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Wie der Einkauf die Rendite hebt

Im Einkauf schlummert großes Potenzial. Wie Familienunternehmen dieses nutzen können, zeigt das Beispiel Melitta.

 

Von Norbert F. Fischer

 

Unternehmen können an vielen Stellschrauben drehen, um ihre Profitabilität zu steigern. Der Einkauf ist eine davon. Nur selten werden die Chancen jedoch konsequent genutzt. Die Melitta-Gruppe, traditionsreicher Haushaltswarenhersteller aus Ostwestfalen, ist die komplette Reorganisation ihres globalen Einkaufs angegangen. Erste Erfolge sind bereits sichtbar. Christian Bonk, Chief Purchasing Officer bei Melitta, berichtet: „Durch die Initiativen sämtlicher Unternehmensbereiche planen wir in den nächsten Jahren nachhaltige Einsparungen im unteren zweistelligen Millionen-Euro-Bereich.“

 

Das über 100 Jahre alte Unternehmen, bis heute in Besitz der Inhaberfamilien, ist mit über 4.000 Mitarbeitern und über 1,4 Milliarden Euro Umsatz global erfolgreich. Kernaufgaben sind das Entwickeln, Produzieren und Vermarkten von Markenprodukten in den Bereichen Kaffee, Kaffeezubereitung und Haushaltsprodukte. Vor dem Start des Einkaufs- und Beschaffungsprojekts unterhielt Melitta Geschäftsbeziehungen zu weltweit nahezu 6.000 Lieferanten. Entsprechend hoch waren Prozesskosten und administrative Aufwände. Neben der Zahl der Zulieferer sollten vor allem die Einkaufskosten deutlich gesenkt werden.

Einkauf von Energie, Logistik und Verpackung
Nach einer straffen Analysephase, in der es vor allem auch darum ging, Transparenz über die Einkaufsvolumina der einzelnen Geschäftsbereiche zu erreichen und die Kategorien mit den größten Optimierungschancen zu identifizieren, entwickelte ein Projektteam den Umsetzungsplan für ein ganzheitliches globales Optimierungsprogramm. Kurzfristig standen beispielsweise der Einkauf von Energie, von Logistikleistungen, von Verpackungsmaterialien sowie die Optimierung der Zahlungskonditionen auf dem Plan. Mittelfristig widmeten sich die Projektmitarbeiter der Durchführung eines Lieferantentages, dem Aufbau der neuen Einkaufsorganisation und vor allem der Entwicklung von Strategien zur Kostenoptimierung in weiteren Warengruppen wie Fuhrparkmanagement, Facility Management, Produktionsmaterialien Kunststoff und Zellstoff, IT und Büromaterialien. Lieferantenverträge wurden bei Bedarf neu ausgehandelt.

Im Zentrum des Projekts standen drei kritische Erfolgsfaktoren:
•    Stärkung der Position bei den Lieferanten & Einsparungen durch strategische

     Einkaufsmaßnahmen
•    Gesamtoptimierung der globalen Einkaufsorganisation
•    Ausbau der Methoden und Kompetenzen in den Einkaufsteams

Die gemeinsam erarbeiteten Potenziale und implementierten Initiativen sorgten für eine solide Grundlage zur Erreichung der gesetzten Einsparziele.

Organisationsstruktur, IT-Landschaft, Zahlungskonditionen
Parallel wurde eine neue Organisationsstruktur entwickelt. Die Position des Chief Purchasing Officers (CPO) wurde neu geschaffen. Ihm wurden spezialisierte Category Manager und Lead Buyer mit entsprechend neu zugeschnittenen Aufgabenprofilen zugeordnet. Hinzu kam der Ausbau einer effizienten IT- und Prozesslandschaft. So lassen sich heute zum Beispiel die Einsparungen mit Hilfe des HTML-basierten Savings-Tracking-Tools weltweit nachverfolgen.

Als schnelle Maßnahme zur Erreichung konkreter Einsparungen hat sich bei Melitta auch die Vereinheitlichung der Zahlungskonditionen bewährt. Allein dadurch konnten kurzfristig Einsparpotenziale von mehr als 2 Millionen Euro realisiert werden.

Einbindung der Lieferanten
In mehrfacher Weise bewährt hat sich für Melitta die Durchführung eines Lieferantentags, der die aktive Einbindung der Lieferanten ermöglicht hat. Insgesamt wurden die 33 wichtigsten Lieferanten aus Europa eingeladen. Einen ganzen Tag wurde intensiv mit den Lieferanten diskutiert, die Strategie von Melitta erläutert und mit den Lieferanten ein umfangreiches Bild einer erfolgreichen Zusammenarbeit entwickelt. Dadurch konnte nicht nur das Interesse der Lieferanten an Melitta nochmals deutlich gesteigert werden, sondern es konnten auch sehr konkrete Pläne zur Kostenreduzierung mit den Lieferanten vereinbart werden, über die insgesamt Einsparpotenziale von mehr als 1 Million Euro erzielt werden konnten.

Neben den konkreten Einsparungen war der Lieferantentag auch ein wichtiges Instrument, die bereichsübergreifende Zusammenarbeit der Einkäufer noch einmal signifikant zu verbessern und den Einkauf in der unternehmensinternen Wahrnehmung zu verstärken.

In der systematischen Abarbeitung der einzelnen Warengruppen liegt aber am Ende natürlich die größte und auch nachhaltigste Realisierung von Einsparungen. Bei den Logistikkosten konnte Melitta überdurchschnittlich einsparen und selbst bei den natürlich sehr kritischen Produktionsmaterialien war die Einsparung immer noch deutlich über den Erwartungen.

Nicht immer erlaubt die Ausgangslage in mittelständischen Unternehmen eine so umfassende Reorganisation des Einkaufs wie im dargestellten Fallbeispiel. Die Hürden bei der Umstellung von lokalen Einkaufsstrukturen auf eine globale Organisation sind hoch. Aber es lohnt sich fast immer.

Dr. Norbert F. Fischer ist Partner bei PwC für den Bereich Einkauf / Supply Management.
Kontakt: This e-mail address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

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